I. Tanúsítóhelyi tájékoztató
Az ISO 9001:2015 szabvány megjelenésével az ISO 9001:2008 szabvány és az e szabvány szerint kiadott tanúsítványok 2018.09.14-től érvényüket vesztik.
Az IAF (Nemzetközi Akkreditálási Fórum) határozata szerint 2018. március 15-től a tanúsító szervezetek már csak az ISO 9001:2015 szabvány szerint végezhetik a tanúsításokat, a felügyeleteket valamint az újra tanúsításokat.
Az ISO 9001:2015 szabvány átállással kapcsolatos további kérdéseikkel forduljanak bizalommal a QT-CERT Tanúsító és Minőségfejlesztő Kft.-hez illetve munkatársainkhoz, auditorainkhoz.
II. Az MSZ EN ISO 9001:2015 szabványok szerinti minőségirányítási rendszerek tanúsítási folyamata a QT-CERT Tanúsító és Minőségfejlesztő Kft. által
A QT-CERT Kft. az ISO 9001:2015 szabványok szerinti minőségirányítási rendszerek tanúsításáról akkreditált tanúsítványt ad ki, melyet az alábbi tanúsítási folyamatban mutat be.
A minőségirányítási rendszerek auditjait képzett, gyakorlott és az adott szakterületen felsőfokú szakmai végzettséggel rendelkező független auditorok végzik. Az auditcsoport kijelölésénél biztosítjuk a pártatlanságot, elkerüljük az érdek-összeférhetetlenséget.
1. Általános tájékoztató
Valamely szervezet minőségirányítási rendszerének tanúsítása jelenti az egyik lehetséges eszközt a bizalomkeltéshez aziránt, hogy a szervezet bevezetett egy rendszert tevékenységének ennek megfelelő szempontok szerinti irányítására, általános politikájával összhangban. A minőségirányítási rendszer jellemezője, hogy egy szervezet vezetése a bevezetés után fenn tartja és folyamatosan fejleszti.
A QT-CERT Kft. MSZ EN ISO 9001:2015 szabványok (a továbbiakban ISO 9001) szerinti minőségirányítási rendszerek tanúsítását és regisztrálását végzi, és a Nemzeti Akkreditáló Testület akkreditálása alapján akkreditált tanúsítványt ad ki, melyet az alábbi tanúsítási folyamatban mutat be.
A minőségirányítási rendszerek auditjait (kezdeti auditját, felügyeleti auditját, megújító auditját) képzett, gyakorlott és az adott szakterületen felsőfokú szakmai végzettséggel rendelkező független auditorok végzik. Az auditcsoport kijelölésénél biztosítjuk a pártatlanságot, elkerüljük az érdek-összeférhetetlenséget. Biztosítjuk, hogy sem a kijelölt auditorok, sem a tanúsítóhely vezető az Ügyfélnél a tanúsítvány kiállítását megelőző két évben menedzsment rendszerhez kapcsolódó tanácsadást, belső auditot nem végzett. A szervezet nagyságától, a folyamatok bonyolultságától függően az auditcsoport vezető auditorból és egy vagy több auditorból és szükség esetén szakértőből áll, kis szervezetnél és egyszerű folyamatoknál vezető auditor önállóan is végezhet auditálást. A minőségirányítási rendszer kezdeti tanúsító auditjának feltétele, hogy legalább 3 hónapos működést kell igazolni az audit 2. szakaszának megkezdése előtt.
Az auditon résztvevő auditorok és szakértők nevét és az auditok időpontját írásban közöljük. Az auditcsoport bármely tagjának kijelölésével kapcsolatban legkésőbb az audit előtt 3 nappal írásban fellebbezést lehet benyújtani. Ebben az esetben a tanúsítóhely vezető új auditort jelöl ki.
Az audit pontos időbeosztását, az audittervet az audit előtt 1 héttel küldjük meg az Ügyfélnek.
Tevékenységünkkel, döntéseinkkel kapcsolatban panaszt, fellebbezést nyújthatnak be a tanúsításban érdekelt felek a QT-CERT Kft. ügyvezető igazgatójának, aki 2.10. pont szerint jár el.
2. A kezdeti tanúsító audit
Az audit auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok (az 9001 szabvány követelményei) milyen mértékben teljesülnek.
A QT-CERT Kft. összhangban a rendszertanúsítás akkreditálásának MSZ EN ISO/IEC 17021-1:2016 szabványával a minőségirányítási rendszer kezdeti tanúsító auditját két szakaszban folytatja le.
2.1. Ajánlatkérés, szerződéskötés
Az Ügyfél, a tanúsítás kérelmezője (továbbiakban: Ügyfél) a QT-CERT Kft. ajánlatkérő formanyomtatványát kitöltve és cégszerűen aláírva kérelmezi a tanúsító szervezetet, a QT-CERT Kft.-t az ajánlatadásra. Amennyiben az Ügyfél a QT-CERT Kft. írásos ajánlatát, mely 3 hónapig érvényes elfogadja úgy ezt az ajánlat utolsó oldalának az ajánlatelfogadási nyilatkozatnak a kitöltésével igazolja vissza. Az ajánlat elfogadása esetén az ajánlat alapján a QT-CERT Kft. megbízási szerződés-t készít a tanúsítás és az éves felügyeleti auditok 3 éves folyamatára, mely szerződés mindkét fél cégszerű aláírásával lép hatályba.
2.2. A kezdeti tanúsítási audit 1. szakasza
A minőségirányítási rendszerek kezdeti tanúsítási audit 1. szakaszának a célja az Ügyfél minőségirányítási rendszerének átvizsgálása és annak megítélése, hogy az audit 2. szakaszának lefolytatásához minden feltétel adott-e.
A kezdeti tanúsítási audit 1. szakaszában az auditorok átvizsgálják az ügyfél irányítási rendszerének dokumentációját, értékelik az ügyfél területi elhelyezkedését és a helyszínek jellemző körülményeit, megbeszélést folytatnak az ügyfél személyzetével, hogy megítéljék felkészültségüket a 2. szakaszhoz. Átvizsgálják az ügyfélnél tapasztalható helyzetet, és képet alkotnak arról, hogy mennyire értették meg a szabvány követelményeit, különösen a kulcsfontosságú teljesítés vagy a lényeges szempontok, folyamatok, célok és az irányítási rendszer működésmódjának azonosítását illetően. Összegyűjtik a szükséges információt az irányítási rendszer alkalmazási területéről, folyamatairól és helyszínéről (helyszíneiről), a velük kapcsolatos törvényi és jogszabályi szempontokról és ezek teljesüléséről (pl. az ügyfél tevékenységeit érintő minőségi, környezeti és jogi szempontokról, az ezekkel járó kockázatokról), megértik az ügyfél irányítási rendszerének működését és a helyszínek tevékenységeit a lehetséges jelentős szempontok tekintetében. Átvizsgálják az erőforrások rendelkezésre állását az audit 2. szakaszához, és megállapodnak az ügyféllel a 2. szakasz részleteiről, megtervezik a 2. szakaszt, megvizsgálják, hogy terveztek-e belső auditot és vezetőségi átvizsgálást, illetve elvégezték-e ezeket, és kiértékelik, hogy az irányítási rendszer bevezetésének készültségi szintje alapján az ügyfél felkészült az audit 2. szakaszára. A kezdeti tanúsítási audit 1. szakaszának utolsó fázisát rendszerint az Ügyfél telephelyén kell lefolytatni. A kezdeti tanúsítási audit 1. szakaszáról írásbeli jelentést készít az auditor, melyben kiértékeli a szabvány követelményeinek a teljesülését, az esetleges gyenge pontokat, dokumentálja az esetleges eltéréseket.
A kezdeti tanúsítási audit 1. szakaszához az Ügyfélnek a minőségirányítási dokumentációt (minőségirányítási kézikönyvet, dokumentált eljárásokat, vezetőségi átvizsgálás feljegyzéseit, belső auditok feljegyzéseit) legalább 3 héttel az audit 1 szakaszának tervezett időpontja előtt, továbbá minden információt rendelkezésre kell bocsátania a sikeres audit szakasz lefolytatásához.
Amennyiben a benyújtott dokumentumok nem felelnek meg az ISO 9001 szabvány követelményeinek a kezdeti tanúsító audit 2. szakaszára csak a nemmegfelelőségek megszüntetése után kerülhet sor.
2.3. Kezdeti tanúsító audit 2. szakasza
A tanúsító audit 2. szakaszát rendszerint vezető auditor és auditorok, szükség esetén szakértők az Ügyfél minőségirányítási rendszerének helyszínén, helyszínein folytatják le.
Az audit folyamatát és időtartamát auditterv tartalmazza, melyet az Ügyfél 1 héttel a tanúsító audit 2. szakasza előtt kézhez kap. Az audit időpontjainak egyeztetésére lehetőséget biztosítunk.
A tanúsító audit nyitó értekezlettel kezdődik az auditálandó szervezetnél, amelyen a szervezet felső vezetői és a QT-CERT Kft. auditorai, esetleg szakértői vesznek részt.
Az audit az ISO 9001 szabvány valamennyi vonatkozó követelményére kiterjed. Ennek során az auditcsoport tagjai felülvizsgálják a minőségirányítási rendszer érvényességi területén belül az Ügyfél dokumentumait, feljegyzéseit, szúrópróbaszerűen, mintavételes ellenőrzéssel a folyamatok működését, interjú keretében kérdéseket intéznek a felelős vezetőkhöz, érintett munkatársakhoz, bizonyítékokat gyűjtenek a minőségirányítási rendszer eredményes működésével kapcsolatban.
Az audit során feltárt megállapításokról, eltérésekről eltérésjelentést készítünk. Az Ügyfél felelős vezetőjének írásban nyilatkoznia kell a megállapítások, eltérések elfogadásáról, illetve a kijavítás, megszüntetés módjáról és határidejéről.
A tanúsító audit 2. szakasza záró értekezlettel fejeződik be, melyen az auditorok értékelik a minőségirányítási rendszer működését, ismertetik a megállapításokat, eltéréseket és ismertetik a tanúsítóhely vezető felé terjesztett javaslatukat a tanúsítási döntés meghozatalához.
A tanúsítóhely vezető a tanúsítás, regisztrálás megadásáról döntést csak akkor hozhat, ha a megállapítások, eltérések kijavításra, megszüntetésre kerültek.
A tanúsító auditról írásbeli jelentést készítenek az auditorok, melyben összefoglalják a szabvány követelményeinek a teljesülését, a gyenge pontokat, javaslatot adnak a fejlesztési lehetőségekre.
2.4. Utóaudit
Amennyiben a tanúsító audit 2. szakasza során az auditcsoport olyan számú és/vagy jelentőségű megállapítást, eltérést talál, amely alapján a minőségirányítási rendszer eredményes működése megkérdőjelezhető az auditcsoport utóauditot javasol. Az utóaudit díja külön ráfordítás alapján kerül kiszámlázásra. Az utóauditon az auditorok azokat a szabványkövetelményeket auditálják, amelyeknél a megállapítások, eltérések megállapításra kerültek. Az utóaudit megállapításairól az auditorok jelentést készítenek.
2.5 A Tanúsítvány kiállítása, tanúsítvány és a tanúsítási jel használata
A tanúsítási döntés meghozatala után a QT-CERT Kft. tanúsítóhely vezetője az audit 2. szakasz utolsó napjától számított 3 évig érvényes tanúsítványt állít ki az Ügyfélnek. 1- 1 db. magyar és német nyelvű tanúsítvány a tanúsítás árában benne foglaltatik, további nyelveken az ajánlatban, megbízási szerződésben dokumentált összegért állít ki tanúsítványt a QT-CERT Kft.
A tanúsítvány kiadása a tanúsítási döntést követő 10 napon belül megtörténik.
A tanúsított, regisztrált szervezet jogosult – külön szerződés alapján – az ajánlatban, megbízási szerződésben dokumentált összegért a QT-CERT Kft. tanúsítási jelének használatára. A QT-CERT tanúsítványt és a tanúsítási jelet csak az Ügyfél által és az Ügyfél cégnevével vagy cégjelével közvetlen kapcsolatban szabad használni. Az Ügyfél nem tehet a tanúsított státusára vonatkozó félrevezető nyilatkozatot. Nem szabad a megbízó termékén, a termék csomagolásán, vagy a termékkel kapcsolatban, továbbá laboratóriumi vizsgálatról, kalibrálásról vagy ellenőrzésről szóló jelentésen, olyan módon feltüntetni, mely azt a látszatot keltheti, hogy a tanúsítvány a termék vagy szolgáltatás tanúsítására vonatkozik. Ha az Ügyfél nyilatkozatot helyez el a termék csomagolásán, a nyilatkozatnak hivatkoznia kell a tanúsított ügyfél azonosításra (pl.: márka vagy név), az irányítási rendszer típusára (minőség), az alkalmazott szabványra, a tanúsítványt kiállító tanúsító testületre.
A tanúsítvány kizárólag a tanúsítóhely által átadott formában és színben, az arányok megtartásával, a kívánt méretben kicsinyítve vagy nagyítva használható fel.
Az Ügyfélnek gondoskodnia kell arról, hogy a QT-CERT tanúsítványával kapcsolatban ne keletkezzen az a benyomás, hogy a tanúsítóhely által végzett tanúsítás során hatósági felülvizsgálatról lenne szó.
A tanúsítási jelet a szervezet addig jogosult használni, amíg a tanúsított állapot fennáll, illetve a tanúsítványt nem függesztették fel vagy nem vonták vissza.
2.6. Felügyeleti audit
A QT-CERT Kft. a tanúsító audit 2. szakaszának utolsó napjától számított 12 hónapon belül 1 felügyeleti auditot illetve a tanúsító audit 2. szakaszának utolsó napjától számított 24 hónapon belül 2. felügyeleti auditot folytat az Ügyfélnél, annak ellenőrzése céljából, hogy a tanúsított minőségirányítási rendszer folyamatosan megfelel-e a tanúsítás követelményeinek. A felügyeleti audit időpontját az esedékesség előtt legalább 2 hónappal előzetes egyeztetés alapján közösen kell meghatározni.
A felügyeleti audit az esedékességi időpont előtt 3 hónappal már megtartható.
2.7. Megújító audit
A tanúsítvány érvényességének lejárta előtt megújító auditra kerülhet sor, amennyiben az Ügyfél a megújító auditot kezdeményezi. A megújító audit ajánlatkéréssel kezdődik, a folyamat megegyezik a 2.1. ponttal kezdődő folyamattal. Megújító audit esetén az audit 1. szakaszát olyan helyzetekben kell lefolytatni, ha az Ügyfél minőségirányítási rendszerében jelentős változások történtek. A megújító audithoz az Ügyfélnek a minőségirányítási dokumentációt (minőségirányítási kézikönyvet, dokumentált eljárásokat, vezetőségi átvizsgálás feljegyzéseit, belső auditok feljegyzéseit) legalább 3 héttel az audit 1 szakaszának tervezett időpontja előtt rendelkezésre kell bocsátania.
2.8. Rendkívüli audit
Rendkívüli audit lefolytatására sor kerülhet, ha:
- az Ügyfél tanúsított irányítási rendszerével kapcsolatban egy harmadik fél a tanúsítóhelynél megalapozott panasszal él,
- az Ügyfél tanúsított irányítási rendszerében jelentős változás történt, mely érinti a tanúsítvány érvényességét,
- a felfüggesztett tanúsítás újbóli auditját kérelmezi az Ügyfél a tanúsítvány törlése előtt. A rendkívüli audit ráfordítását és díjazását a tanúsító szervezet és az Ügyfél egy külön megállapodás keretében dokumentálja. A panasz alapján lefolytatott rendkívüli audit ráfordítását a panasztevőnek előzetesen meg kell téríteni. Amennyiben a panaszban tett kifogás beigazolódik az audit költségeit a panasztevő részére a QT-CERT Kft. megtéríti, és a tanúsított szervezet viseli az audit költségeit. Az audit eredményéig a tanúsítványt fel kell függeszteni. A rendkívüli auditon a kifogásolt terület kerül vizsgálatra, ennek eredményét követően dönt a QT-CERT Kft. tanúsítóhely vezetője a tanúsítvány felfüggesztéséről, visszavonásáról, illetve a tanúsítvány fenntartásáról. A QT-CERT Kft. rendkívüli audit esetén különös gonddal jelöli ki az auditcsoportot, mivel ilyenkor az Ügyfél nem emelhet kifogást a csoporttagokkal szemben.
2.9. A tanúsítás megadására, elutasítására, fenntartására, a tanúsítás alkalmazási területe bővítésére és szűkítésére, a tanúsítás megújítására, felfüggesztésére vagy helyreállítására, illetve visszavonására vonatkozó információk
A QT-CERT Kft. tanúsítványt ad ki az ügyfélnek, ha vezető auditor a lefolytatott audit eredménye alapján ezt javasolja, a benyújtott audit dokumentációt a tanúsítóhely vezető vagy helyettese jóváhagyja, ellenkező esetben a tanúsítás elutasításra kerül.
A tanúsítás alkalmazási területe bővítésre vagy szűkítésre kerülhet, amennyiben az ügyfélnél bekövetkezett változások (az ügyfél előzetes audit előtti információi alapján vagy a helyszíni audit tapasztalatai szerint) ezt igazolják.
A tanúsítás megújítására csak az érvényes tanúsítvány lejárta előtt kerülhet sor (l.d. továbbá a 2.7. pont követelményeit)
A kiadott tanúsítást a QT-CERT Kft. felfüggeszti, ha:
- az ügyfél tanúsított irányítási rendszere folyamatosan vagy jelentősen megszegi a tanúsítási követelményeket,
- a felügyeleti auditra a QT-CERT Kft. által közölt határidőig nem kerül sor,
- a felügyeleti audit eredménye utóaudit,
- a felülvizsgált szervezet nem tartja be a QT-CERT Kft. eljárás rendjében előírt vagy a maga által vállalt határidőket,
- a tanúsított szervezet minőségirányítási rendszerével kapcsolatban megalapozott kifogás merült fel és a szervezet nem szünteti meg a nemmegfelelőséget,
- a tanúsított ügyfél önként kérte a felfüggesztést,
- a tanúsított ügyfél nem tarja be az Általános Üzleti feltételeket.
A felfüggesztés alatt az ügyfél irányítási rendszerének a tanúsítása időlegesen érvénytelen, ezáltal az ügyfél nem hivatkozhat a tanúsított státuszra és a tanúsítási jelek nem használhatja.
A felfüggesztett tanúsítást a QT-CERT Kft. helyreállítja, ha a felfüggesztés indokai igazoltan megszűntek.
A kiadott tanúsítást a QT-CERT Kft. visszavonja, ha:
- a tanúsítvánnyal a tanúsított szervezet visszaélt, és a meghozott intézkedések ellenére is folytatja ezen tevékenységét,
- a tanúsítványt megtévesztően használja, azt a látszatot kelti, mintha nem a minőségirányítási rendszere lenne tanúsítva,
- a tanúsított szervezet a felügyeleti auditot a QT-CERT Kft. által közölt határidőig nem teszi lehetővé, jelentős módosításokat hajtott végre a minőségirányítási rendszerben és erről nem értesítette a QT-CERT Kft.-t.,
- a tanúsítvány kiadásakor meglévő feltételek már nem adottak,
- a felügyeleti audit során az auditorok a tanúsítvány fenntartását nem javasolják,
- a tanúsított szervezet megszűnik.
A tanúsítás visszavonásakor, érvényességének lejártakor a tanúsítvány törlésre kerül a tanúsított szervezetek jegyzékéből.
A QT-CERT Kft. felfüggesztett, visszavont tanúsítványokkal kapcsolatos információkat a honlapján közzé teszi.
2.10. Információkérés, panaszok, fellebbezések kezelésének folyamata
Az Ügyfélnek jogában áll információt kapni az audit, a tanúsítás folyamatáról, az auditorok személyéről, jogában áll indokolt esetben az auditorok elutasítása. Az Ügyfélnek jogában áll panaszt, fellebbezést a QT-CERT Kft. döntésével, tevékenységével kapcsolatban a QT-CERT Kft. postacímére az ügyvezető igazgatónak benyújtani. A beérkezett panasz, fellebbezés átvételét az iktatás után 5 munkanapon belül a panasztevőnek, fellebbezés benyújtónak a QT-CERT Kft. ügyvezetője írásban megerősíti. A QT-CERT Kft. ügyvezetője első lépésben felülvizsgálja, hogy a panasz, fellebbezés valóban a tanúsítási tevékenységgel kapcsolatos-e, és amennyiben ezt megállapítja, 30 napon belül kivizsgáltatja a panaszt, fellebbezést, szükség esetén helyesbítő intézkedést hoz. Panasz, fellebbezés jogosságának megállapítására az ügyvezető igazgató utasítása alapján a tanúsítóhely vezetőnek vizsgálatot kell lefolytatni. Amennyiben panasz, fellebbezés a tanúsítóhely vezető személyét, tevékenységét közvetlenül érinti, a panasz, fellebbezés kivizsgálására az ügyvezető igazgató jogosult.
Ha a panasz egy tanúsított ügyféllel kapcsolatos, a panasz kivizsgálása kiterjed a tanúsított irányítási rendszer eredményességére is és ezt az érintett ügyféllel 5 munkanapon belül írásban közli a QT-CERT Kft. ügyvezetője.
A vizsgálat alapját az üggyel kapcsolatos összes dokumentum és a tanúsítandó/tanúsított szervezet észrevételeit tartalmazó panasz illetve fellebbezés képezi. A panasz, fellebbezés dokumentumait, feljegyzéseit a QT-CERT Kft. bizalmasan kezeli, ezeket megőrzi és biztosítja a folyamat nyomonkövethetőségét. Ha a panasszal, fellebbezéssel kapcsolatos tények az előzőek szerint nem tisztázhatók, vagy a tanúsítandó/tanúsított szervezet ezt kéri, és helyszíni szemlét kell tartani, akkor a panaszt, fellebbezést a QT-CERT Kft. 60 napon belül bírálja el.
A panasz, fellebbezés kivizsgálásának eredményéről és a panasz, fellebbezés kezelésének befejezéséről írásban tájékoztatja a panasztevőt, fellebbezőt a QT-CERT Kft. ügyvezetője.
Amennyiben a kivizsgálás eredményével nem ért egyet a panaszt, fellebbezést benyújtó, a másodfokú eljárást a QT-CERT Kft. Pártatlansági Bizottsága folytatja le. Ha másodfokon is elutasításra kerül a panasz, fellebbezés, további fellebbezésre a QT-CERT Kft. felé nincs lehetőség, ebben az esetben a panaszos/fellebbező bírósághoz fordulhat.
A tanúsítási folyamattal kapcsolatos további kérdések esetén a QT-CERT Kft. vezetése készséggel áll a rendelkezésükre.
A fogalom meghatározásokra érvényesek az MSZ EN ISO 9000:2015, MSZ EN ISO/IEC 17000:2005 szabványok fogalmai.
Miskolc, 2017.07.20.